Muchos tenemos la sensación de estar siempre corriendo, “apagando fuegos”. Lo que no tenemos tan claro es hacia dónde corremos o mejor dicho quién nos indica las metas hacia dónde correr.

Lo que te quiero transmitir es que la planificación del tiempo es una tarea a la que le prestamos poca atención y es clave para ser más eficiente en el trabajo y en la vida en general. Usando un símil, el objetivo es que tú lleves las riendas del caballo y lo dirijas hacia los objetivos más importantes y no sea el caballo quien te dirija a ti.

Para abordar este importantísimo tema nos vamos a basar en el método diseñado por el trigésimo cuarto Presidente de los Estados Unidos que era famoso por su gran nivel de eficiencia y productividad Dwight David Eisenhower que da nombre a la matriz de Eisenhower.

“Lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante.” – Eisenhower.

Esta matriz divide las tareas en cuatro tipos: las importantes, las no importantes, las urgentes y las no urgentes. Éstas se reflejan en una matriz donde se combinan los cuatro tipos de tareas dando las siguientes combinaciones:

1 Tarea Urgente e Importante: ésta debe ser hecha con máxima celeridad y, al ser importante, no es delegable, es decir, tienes que hacerla tú. Debes analizar por qué esta tarea siendo importante se clasificó además como urgente ya que normalmente las tareas importantes son conocidas con tiempo.

2 Tarea No Urgente e Importante: esta tarea la deberás realizar igualmente tú o delegársela a alguien de alta confianza disponiendo de tiempo para planificar y pudiendo ser programada.

3 Tarea Urgente y No Importante: estas tareas definitivamente deben ser delegadas. Nosotros, los que estamos frente a puestos de dirección, no podemos estar haciendo tareas que no aportan valor sustancial a la empresa. Poniendo un ejemplo un poco absurdo pero descriptivo a la vez, si digo que siendo gerente de una empresa, todos los días dedico una hora a barrer el almacén para así ahorrar costes debo saber que soy el barrendero mejor pagado del país y que, además, esta tarea no aporta ningún valor a la estrategia de la empresa. Esto, aunque parezca un ejemplo desatinado, me lo he encontrado en más empresas de la que podamos imaginar.

4 Tarea No Urgente y No Importante: aquí ni yo pierdo tiempo en escribir. Básicamente no las hagas y punto.

Algunos clientes me preguntan lo siguiente: para mi todas las tareas son importantes ¿cómo puedo distinguir entre las que realmente sí lo son y las que no? Mi respuesta siempre es la misma: las tareas que son importantes son las que están alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa. El resto puede tener un grado de importancia menor pero no son clave. A un directivo le pagan para aspectos estratégicos como por ejemplo hacer crecer la empresa en un 25% anual o abrir nuevos mercados o desarrollar nuevos productos, nunca para aspectos de no valor. Otra cosa es que en el día a día nos liemos con “trampas” que no son importantes. Para evitarlas debemos saber gestionarnos a nosotros mismos y saber decir que no a las tareas de no valor.

Espero una vez más haberte despertado interés en este tema tan útil para tu vida profesional y personal. Hasta la próxima.